💊Cap62: El archivo que no aparece (y el caos que sí)
Cómo dejar de perder tiempo buscando documentos y empezar a automatizar tu orden mental.
El caos digital no hace ruido.
Pero desgasta.
Una carpeta llena de descargas que olvidaste.
Un archivo que jurabas haber guardado.
Esa factura que te pidió tu gestor justo cuando estás por cerrar el computador.
El presupuesto que no encuentras cuando más lo necesitas.
Y así, sin darte cuenta, cada archivo perdido te roba dos cosas:
⏳ tiempo que no recuperas
🧠 foco que no regresa
No se trata de que seas desordenado
Yo soy ordenada…
Y aun así, hasta hace poco perdía energía en tareas invisibles:
mover archivos, crear carpetas, renombrar documentos.
Hasta que
me mostró un sistema tan simple y efectivo, que en menos de 10 minutos yo ya estaba automatizando el respaldo de mis estados de cuenta del banco (sí, los que siempre olvido descargar a tiempo 😅).Por eso hoy te comparto este tutorial que me encantó y que él preparó para nuestra comunidad.
🛠 El Hack de Manuel Algara: automatizar el orden
✍️ Por
¿Cuántas horas pierdes al mes gestionando facturas?
Mover PDFs, enviar al gestor, guardarlas en una carpeta, registrarlas en un Excel…
Una a una.
Todos los meses.
Por eso hoy Norka me ha invitado.
Para que dejes de perder tiempo en estas tareas repetitivas y aburridas.
“Cuando vi por primera vez los posts de Norka leí creatividad 200 veces. Yo no me considero una persona creativa, más bien el típico “organizado”, “analítico”, de los de estructura y sistemas. Pero había frases que me resonaban:
“salir del piloto automático”
“que tu negocio viva para ti y no al revés”
“ir todo el día a full apagando fuegos NO es aceptable.”
Así que hoy me uno a esta cápsula para darte una solución concreta a uno de esos fuegos silenciosos: la gestión de documentos.
Porque si vas todo el día a full en tu negocio y sigues atascado con tareas rutinarias, algo está fallando.
Estamos en 2025. Y tú sigues trabajando como en 2005.
Así que… te traigo esto:
🎥 Video paso a paso:
💾 O si prefieres leer, continuemos 🤓
🔍 ¿Qué resuelve este hack de automatizar lo que descargas sin piedad (ni orden)?
👉 Que todas tus facturas (o el documento que elijas) se muevan a una carpeta “facturas” con 1 click.
✅ A fin de mes, tendrás todas las facturas listas en una misma carpeta
✅ NO vas a perder tiempo en descargar y mover archivos.
✅ No se te olvidará ninguna, todo estará ahí automáticamente.
✅ Puedes replicar lo que explico para cualquier tipo de documento: contratos o lo que sea.
Léelo todo una vez para entender el concepto.
Después, te pones a hacerlo.
Y disfrutas del tiempo ganado.
📌 Paso 1: Preparación
Antes de automatizar necesitamos:
● Crear una etiqueta en tu email. P ej: “2025Facturas”
● Crear una carpeta en Google Drive. P ej: “2025Facturas”
● Crear una Google Sheet en tu Drive con 3 columnas:
○ Fecha registro en excel
○ Remitente email
○ Drive_Enlace_factura
No hace falta que le pongas el mismo nombre, pero ponle algo que sepas que significa facturas o el documento que necesites.
📌 Paso 2: Configurar la automatización
Usar este enlace para importar directamente la automatización:
🔗 https://run.relay.app/shared/facturas-desde-email-a-google-drive-6tPSjweo2Fpq
Tendrás que darte de alta en Relay, que es la app que usaremos.
Usa el mismo email que el email donde te llegan las facturas.
Como soy muy majo, te paso la automatización ya hecha.
Al importarla, los pasos estarán creados.
Solo tienes que conectar tu cuenta, indicar tu etiqueta y tu carpeta.
Es decir, acceder a cada uno de los 4 pasos y verificar que todo está correcto.
🧠 ¿Qué hace la Automatización?
📍Paso 1: Cada vez que asignas la etiqueta “2025Facturas” a un email se ejecuta la automatización
📍Paso 2: Por cada adjunto del email hace esto:
📍Paso 3: Lo sube a la carpeta de Google Drive y lo renombra con la fecha
📍Paso 4: Lo registra en una nueva línea de Google Sheet
🛠️ ¿Qué debes modificar tú?
● Paso 1: Modificar la “label” por la que creaste tú
● Paso 3: Modificar el “parent folder” por la carpeta de Drive donde quieres mover las facturas
● Paso 4: Conectar todo en tu Google Sheet
Te debería quedar algo así:
Y el Paso 4 del sheet así:
🚀 ¡Actívalo y listo!
Te recomiendo usar el botón de “Start a test run” para probar que todo funciona.
Recuerda que debes tener algún email con la etiqueta asignada.
Una vez comprobado que todo funciona, dale al botón de OFF/ON y que quede en verde.
Eso significa que la automatización está activada y cada vez que asignes la etiqueta… se hace la magia 🙂
🎁 Bonus
Al final del vídeo, te cuento algunas mejoras que puedes añadir 😛
Y sí… la empresa donde diseñé este sistema se está ahorrando unas buenas horas al mes.
Incluso lo usan con tickets físicos:
Les hacen una foto, lo envían por email, y la automatización hace el resto.
💡 ¿Por qué usé Relay y no Make?
Simple: Relay permite conectar cuenta de Gmail gratis y tiene IA gratuita incorporada.
Make no.
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🌱 ⏳ Esta semana abrimos puertas...
El Club de la Constancia abre sus puertas esta semana
y primero será para quienes están en la lista prioritaria. 👀
Si estás ahí, recibirás antes que nadie los detalles.
👉 Aún puedes sumarte a la lista aquí:
https://tally.so/r/wbzPq1
Se vienen cositas lindas y ligeras para ayudarte a sostener lo que ya haces (sin sobrecargarte).
✨ Gracias por formar parte de esta comunidad que actúa sin dramas.
Si pruebas este sistema y te funciona, cuéntamelo.
Nos encanta celebrar cada hack que aligera la carga.
Un abrazo creativo,
✨
 | Una publicación invitada por
|
Wow, excelente! para aplicar y aprender de automatizaciones con IA.
Qué bueno!! Lo que no invente Manuel!!